Hi MWN’ers
- Tentunya kita sebagai perusahaan sering mendapati email penawaran yang kita kirimkan masuk ke bulk mail client, sehingga komunikasi menjadi sangat terganggu. Karena jika klien tidak membalas email kita, kita tidak tahu apakah mereka tidak membaca email kita atau tidak. Kenapa hal ini bisa terjadi?
- Email yang dikirim dari SMTP/webmail/skrip PHP di server hosting atau masuk ke bulk atau junk atau spam folder di Yahoo/Gmail.
Penjelasan/jawaban/solusi
Kadang-kadang ini terjadi dan penyebabnya dapat beberapa, dari yang bisa kontrol hingga yang tidak bisa kita kontrol.
1. Server hosting masuk dalam daftar blacklist spam di RBL (atau Gmail atau Yahoo). Ini dapat terjadi jika ada salah satu klien di server hosting yang memang mengirimkan spam. Namun ada kalanya pula ini terjadi karena ada server lain di blok yang berdekatan (misalnya sesama blok C, di datacenter yang sama) yang melakukan spam lalu sebuah RBL memilih untuk memblokir satu blok IP sekaligus, sehingga IP server hosting ybs ikut kena dampaknya.
Biasanya jika ini terjadi, staf support/admin kami akan segera menonaktifkan klien yang nakal tersebut dan melakukan request pada RBL yang bersangkutan untuk melepas blokirnya. Umumnya ini dapat memakan waktu hingga 1 atau beberapa hari sampai berefek, tapi dapat juga lebih singkat.
2. Konten email yang memang mirip dengan spam. Untuk masalah ini, harap Anda mengubah isi email atau cara email dikirimkan agar tidak dikira spam oleh Yahoo! atau Gmail atau server email lainnya.
3. Faktor kriteria lain di Yahoo atau Gmail. Kadang-kadang kriterianya tidak 100% jelas, karena algoritma penentuan spam atau tidak sepenuhnya ada di tangan mereka. Dan kriteria ini dapat berubah sewaktu-waktu seiring mereka melakukan tuning atau penyesuaian terhadap kondisi spam yang ada. Kadang-kadang kriterianya aneh dan tidak dimengerti. Contohnya, Maret 2008, penulis mengamati berkirim email lewat webmail Yahoo sendiri dengan seseorang di Yahoo pula. 4-5x bertukar email tidak masalah, tapi ternyata reply terakhir dari orang tersebut malah masuk ke folder Bulk. Sesuatu yang aneh.
Solusinya, bisa request untuk pindah server, atau menunggu sampai blokir dibuka. Atau mengubah cara mengirim email.
Dan saat ini kepada penerima email, mau tidak mau secara teratur (sesekali) perlu mengecek folder Bulk mereka untuk memastikan siapa tahu ada email yang penting yang salah masuk ke sana.
Alternatif lain adalah menyarankan pada penerima-penerima email Anda di Yahoo/Gmail untuk memasukkan alamat pengirim email-email Anda ke address book mereka. Ini akan mencegah email dari Anda masuk ke bulk folder.
Berikut adalah solusi atau cara untuk meminimalisir terjadinya email spam kita bisa mengaktifkan fitur DKIM (DomainKeys Identified Mail) dan SPF (Sender Policy Framework).
Apa itu DKIM & SPF
DKIM (DomainKeys Identified Mail) helps verify the sender and integrity of a message. It allows an email system to prove that a message was not altered during transit (meaning it is not forged), and that the message came from the specified domain. (sumber: cpanel.net)
DKIM/DomainKeys adalah metode signing sebuah mail menggunakan Public-key cryptography sebagai bukti bahwa email yang terkirim sudah divalidasi oleh pengirimnya.
SPF (Sender Policy Framework) is designed to prevent spammers from sending email while forging your domain’s name as the sender (spoofing). This authentication function works by adding IP addresses to a list, specifying computers that are authorized to send mail from your domain name. It verifies that messages sent from your domain are coming from the listed sender, reducing the amount of backscatter you receive. (sumber: cpanel.net)
Data SPF (sender policy framework) adalah data teks (TXT) yang menggunakan Framework ID Pengirim. Framework ID Pengirim adalah protokol otentikasi e-mail yang membantu mencegah spoofing and phishing dengan memverifikasi nama domain yang mengirim pesan e-mail. ID Pengirim memvalidasi asal pesan e-mail dengan memverifikasi alamat IP pengirim sesuai pihak yang dianggap sebagai pemilik domain pengirim.
DKIM (DomainKeys Identified Mail) merupakan sarana verifikasi email yang masuk. Hal ini memastikan bahwa email masuk tidak dimodifikasi dari pengirim. Fitur ini bekerja untuk mencegah pesan spam yang masuk
sedangkan SPF (Sender Policy Framework) memungkinkan Anda untuk menentukan server dan alamat IP yang berwenang untuk mengirim email dari domain anda. Fitur ini bekerja untuk mencegah email spam keluar.
Domainkey seperti DKIM dan SPF merupakan salah satu solusi untuk permasalahan tersebut. Domainkey membantu dalam pengiriman email ke Yahoo atau gmail agar tidak diidentifikasi sebagai spam. Untuk mengaktifkan fitur tersebut melalui cPanel, bisa melakukan langkah atau cara berikut ini :
- Silahkan login ke cpanel anda, http://domainanda.com/cpanel atau http://domainanda.com:2082
- Setelah masuk halaman cPanel, silahkan klik menu Email Deliverability
- Untuk mengaktifkan DKIM, pada bagian DKIM klik tombol Enable lalu tunggu hingga proses selesai dan klik “Go Back”
- Dan untuk mengaktifkan SPF, pada bagian SPF klik tombol Enable lalu tunggu hingga proses selesai dan klik “Go Back”
- Jika sudah, maka tampilan akan berubah menjadi seperti berikut
Hingga tahap terakhir maka semua setup yang di perlukan untuk memaksimalkan email service agar meminimalisir email masuk ke SPAM Folder telah selesai. Dan semua status DKIM dan SPF telah enabled seperti gambar screenshot diatas.