Pendahuluan
Jika Anda ditanya, “Ada berapa uang di dompet Anda sekarang?”, mungkin untuk menjawabnya mudah saja. Cukup buka dompet lalu hitung lembaran-lembaran uang yang ada di dalamnya.
Tapi kalau ditanya lebih lanjut pertanyaan-pertanyaan ini:
- Berapa pengeluaran Anda bulan terakhir? Atau rata-rata per bulan? Atau pengeluaran untuk makan, untuk anak (jika sudah memiliki anak), untuk pakaian, transpor, dll?
- Berapa total kekayaan/aset yang Anda punya saat ini? Ini mencakup uang di dompet, tabungan, dan yang sedang dititipkan/dipinjamkan pada orang lain (piutang). Juga mencakup harta-harta yang tidak berupa uang, seperti kendaraan, tanah/rumah, dll.
- Bagaimana dengan net worth Anda? Net worth adalah total aset dikurangi semua hutang Anda, jika ada.
- Bagaimana pertumbuhan net worth Anda dari bulan ke bulan, tahun ke tahun?
- Apakah Anda terlalu banyak menggunakan kartu kredit? Apakah pengeluaran Anda untuk kebutuhan yang tidak perlu (seperti liburan, atau hobi) terlalu besar?
Mungkin menjawabnya tidak mudah atau bahkan tidak tahu. Padahal, buku-buku self-help atau praktisi penasihat keuangan mungkin akan mengatakan membiasakan mencatat semua kegiatan keuangan amat bermanfaat jika Anda ingin maju secara finansial. Bagaimana bisa mengontrol sesuatu (seperti pengeluaran) kalau tidak dicatat dan diketahui? Bagaimana bisa tahu apakah kita mundur atau maju secara finansial jika tidak ada angka patokan yang bisa dibandingkan dari waktu ke waktu?
Nah, untuk membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan keuangan di atas dan mengelola keuangan pribadi Anda, di Linux tersedia program seperti GnuCash atau KMyMoney.
Kedua program yang disebutkan di atas termasuk dalam kategori pengatur keuangan pribadi atau program akunting pribadi. Kedua program ini fungsinya kurang lebih sama seperti Microsoft Money, Quicken, atau QuickBooks di Windows. Memang bisa saja kita menggunakan spreadsheet (seperti OO Calc, Gnumeric, Kspread, Excel) atau bahkan editor teks untuk melakukan pencatatan, tapi program keuangan pribadi memiliki fitur-fitur yang lebih spesifik dan mempermudah, seperti daftar akun yang sudah jadi, antarmuka yang lebih mempercepat entri transaksi, laporan dalam bentuk teks dan grafik, bahkan berhubungan dengan fasilitas Internet banking untuk mendownload transaksi (walau sayang, saat ini belum ada institusi finansial di Indonesia yang mendukung program-program keuangan pribadi seperti ini).
Di Linux ada berbagai program seputar keuangan/akunting, dari yang gratis/open source hingga berbayar, dari yang desktop hingga berbasis web, dari yang sederhana dan untuk pribadi sampai kompleks dan untuk perusahaan menengah. Sebutlah di antaranya Moneydance, Eqonomize!, MyPhpMoney, dll. Namun dalam artikel ini yang akan dibahas hanyalah dua yang telah disebutkan sebelumnya, GnuCash dan KMyMoney, karena keduanya sudah cukup lama ada dan paling populer. Bahkan kedua program yang memang bersaing ini juga saya ulas khusus dan bandingkan satu sama lain (lihat artikel: GnuCash vs KMyMoney). Artikel ini sendiri akan mengenalkan Anda bagaimana mulai menggunakan GnuCash dan KMyMoney untuk mengelola keuangan pribadi.
Langkah 1: Persiapan
Langkah pertama dalam menggunakan program keuangan pribadi adalah mengumpulkan sumber data, yaitu transaksi sehari-hari. Pastikan semua transaksi yang Anda lakukan dicatat atau ada catatannya, agar nanti bisa dimasukkan ke program.
Setiap kali Anda belanja, simpanlah resinya. Untuk pengeluaran yang tidak ada resinya, seperti naik angkutan umum, parkir, atau memberi uang pada pengemis, catatlah di kertas/ponsel/PDA. Format catatan terserah, sebaiknya sederhana saja, mis: “3 jul: angkot 4000”.
Jika Anda merasa repot mencatat pengeluaran yang banyak dan kecil-kecil seperti parkir, Anda bisa menyiapkan sejumlah uang di awal periode, mis: 40.000 di awal bulan. Di akhir periode, catatlah sisanya sehingga Anda mengetahui berapa pengeluaran total untuk periode tersebut.
Setiap memperoleh penghasilan (gajian jika karyawan, menerima uang kiriman dari orang tua jika Anda mahasiswa, menerima hadiah/pemberian lain dalam bentuk uang), jangan lupa juga untuk dicatat.
Setiap menarik uang dari ATM, simpanlah print-out dari mesin ATM (atau catatlah jika tidak ada print-out).
Untuk lebih memberi gambaran, artikel ini akan menggunakan contoh seseorang fiktif yang sebutlah bernama Budi, pria, berusia 20-an, belum menikah, tinggal dan bekerja di Jakarta. Budi menyewa kamar kos, sehari-hari menggunakan transportasi umum ke kantor, walau kadang-kadang meminjam kendaraan milik kakaknya untuk bepergian. Ceritanya kita telah mengumpulkan catatan semua transaksi finansial Budi dari tanggal 9 Nov 2007 s.d. 30 Nov 2007 dan siap lanjut ke langkah berikutnya.
Catatan: file-file catatan keuangan Budi ini dapat didownload di http://people.masterwebnet.com/steven/files/budi.zip.
Langkah 2: Entri Ke Program GnuCash
Langkah kedua setelah data terkumpul dari “dokumen awal” (bon, resi, slip gaji) adalah memasukkannya ke program komputer. Memasukkan transaksi ke komputer dapat dilakukan sesering yang Anda suka, misalnya tiap hari, atau bisa juga seminggu atau sebulan sekali. Saya sendiri, karena termasuk orang yang malas, biasanya melakukannya sekitar sebulan sekali, sembari melakukan rekonsiliasi (nanti di langkah 3). Perlu diakui, pekerjaan mengentri seperti ini bukanlah sesuatu yang amat mengasyikkan.
Bagian ini akan membahas program GnuCash dulu, KMyMoney akan dibahas berikutnya.
Setup awal. Jika GnuCash belum diinstal, installah dulu sesuai distro masing-masing (mis: dengan perintah ‘apt-get install gnucash’ jika di Debian). Lalu jalankan dengan mengklik entri menunya (biasanya di kategori Office) atau dengan mengetikkan ‘gnucash’ di shell.
Pertama dijalankan, GnuCash lewat wizard-nya akan mengajak Anda membuat hirarki akun baru. Bagi yang buta akunting sama sekali, mungkin ada baiknya membaca-baca buku dasar akuntansi atau tutorial-tutorial yang ada di web, tapi cukuplah disebutkan di sini bahwa pada prinsipnya akuntasi berurusan dengan akun (rekening). Setiap kegiatan ekonomi dinyatakan dengan transaksi perpindahan uang dari satu akun ke akun-akun lainnya.
Di wizard New Account Hierarchy Setup, pilihlah mata uang Rupiah (IDR), lalu klik Forward. GnuCash bisa membuatkan akun-akun spesifik tambahan misalnya fixed assets jika Anda memiliki kendaraan/rumah, akun pengeluaran istri/anak, dll. Untuk sederhananya, cukup centang hanya Common Accounts. Klik Forward.
Isilah saldo-saldo awal. Misalnya untuk dompet, ada di akun Cash In Wallet (di bawah Assets:Current Assets). Pada contoh kita, Budi pada awal pencatatan memiliki uang Rp 127.000,- di dompet. Klik pada kolom Opening Balances, isikan 127000. Klik Forward, lalu Apply. GnuCash akan menampilkan tab Accounts berisi daftar akun yang kita punyai hasil setup tadi.
Membuat (sub)akun baru. Kita sebetulnya belum memasukkan semua aset dan akun yang kita punya. Jika Anda memiliki kendaraan atau rumah, ini juga sebetulnya perlu dimasukkan. Budi ceritanya memiliki juga satu akun tabungan BCA dan satu kartu kredit Citibank.
Untuk membuat akun baru, bisa dengan klik kanan di bawah akun induk yang diinginkan. Contoh untuk tabungan BCA: klik kanan di bawah Assets:Current Assets:Savings Account, lalu pilih New Account. Ketikkan nama akun (bisa diganti-ganti nanti) mis: “BCA #1”. Kita belum tahu saldo awalnya berapa, biarkan kosong dulu. Klik OK.
Kartu kredit adalah rekening hutang (liability), jadi buatlah di bawah Liabilities:Credit Card. Saldonya juga ceritanya belum diketahui karena kita belum melihat tagihan bulanan, jadi kosongkan dulu.
Membuat akun baru juga bisa sambil memasukkan transaksi, nanti akan diberikan contohnya.
Selain membuat akun baru, untuk memudahkan bekerja dengan locale Indonesia, mari utak-atik sedikit menu Edit > Preferences. Pada tab Date/Time, Anda bisa memilih format Eropa dd.mm.yyyy atau sekalian ISO yyyy-mm-dd agar tidak bingung.
Memasukkan transaksi. Mari coba memasukkan transaksi, misalnya sarapan sebesar Rp 4.000,- pada tanggal 9. Pertama-tama, di tab Accounts, dobel klik atau tekan Enter pada akun Cash In Wallet. GnuCash akan membuka tab baru yaitu register (jurnal) untuk akun ini. Di sana sudah ada 1 transaksi awal yaitu saldo awal (Opening Balances). Seperti telah dijelaskan, semua kegiatan ekonomi dinyatakan sebagai perpindahan uang dari akun ke akun. Saldo awal di dompet adalah modal yang kita berikan pada akun tersebut, karena itu dinyatakan sebagai perpindahan dari akun modal (Equity:Opening Balances) ke akun dompet. Akun dompet menerima (receive) sejumlah Rp 127.000 dari akun modal.
Untuk memasukkan transaksi sarapan kita, pertama ketikkan tanggal yaitu “09.09.2007”, lalu tekan Tab. Ketikkan 1 sebagai nomor (ini adalah nomor urut transaksi pada hari tersebut, atau bisa juga nomor urut yang unik untuk semua hari, bergantung selera Anda), lalu tekan Tab. Ketikkan “sarapan” pada kolom Description, lalu tekan Tab. Pada kolom Transfer, kita memasukkan nama akun. Sarapan adalah pengeluaran, jadi pilihlah akun bernama “Expenses:Dining”, lalu tekan Tab. Lewatlah kolom Receive dengan menekan Tab sekali lagi, karena dengan sarapan berarti kita mengeluarkan uang dari akun dompet ke akun pengeluaran makan. Pada kolom Spend, ketik 4000, lalu tekan Tab (atau Enter). Selesai. Anda telah memasukkan sebuah transaksi.
Mari masukkan transaksi kedua, yaitu membayar ongkos busway. Karena tanggal masih sama, tekan Tab. Masukkan nomor urut 2 pada kolom Num. Masukkan “busway” pada kolom Deskripsi. Masukkan “Expenses:Public Transportation” pada kolom Transfer. Masukkan 9000 pada kolom Spend.
Demikianlah cara memasukkan transaksi. Sederhana bukan? Mari coba sekali lagi, yaitu transaksi mengambil uang dari akun tabungan via ATM pada tanggal 10. Transaksi ini adalah Spend bagi akun “Assets:Current Assets:Savings Account:BCA #1” dan Receive bagi akun dompet.
Pertama tekan tombol “+”. Ini akan shortcut untuk menambah 1 hari bagi nilai di kolom tanggal dari “09.09.2007” menjadi “10.09.2007”. Untuk mengurangi 1 hari, tekan “-“. Untuk menambah/mengurangi seminggu, tekan “+”/”-” sambil menekan Shift. Lalu tekan tombol Tab dan masukkan nomor urut 1. Ketik mis “ambil uang via ATM” atau “isi dompet dari ATM” di Deskripsi. Isikan nama akun BCA seperti disebutkan di atas dan isikan jumlah 250000 pada kolom Receive.
Jika Anda berpindah ke tab Accounts GnuCash dan membuka akun BCA #1, maka di sana pun sudah akan ada catatan yang sama, yaitu Spend (bukan Receive) sebesar Rp 250.000,- ke akun dompet. Inilah maksud dari pencatatan entri ganda (double entry accounting).
Catatan: Anda juga sebetulnya bisa mengentri transaksi penarikan uang dari sisi register BCA #1.
Tip: GnuCash memiliki fasilitas quick-fill. Jika Anda memasukkan transaksi yang deskripsinya sama, misalnya “busway” lagi pada tanggal 12 Nov, maka GnuCash akan mengisikan sisanya (akun, jumlah) untuk mempercepat entri. Anda tinggal mengubah jumlah uangnya, jika berbeda, misalnya. Lalu tekan Enter untuk memasukkan transaksi ini.
Sampai di sini, sebaiknya Anda save file Anda. Pilih menu File > Save atau tekan Ctrl-S. Sering-seringlah men-save karena GnuCash tidak memiliki fasilitas autosave.
Membuat subakun baru sambil memasukkan transaksi. Memasukkan transaksi, seperti telah dijelaskan sebelumnya, amatlah mudah. Yang mudah-mudah susah adalah menentukan kategori atau akun. Kadang kategori tidak jelas dan bergantung pada masing-masing orang untuk menentukannya. Misalnya, jika Anda membeli beberapa pakaian untuk oleh-oleh sewaktu liburan, apakah termasuk dalam Expenses:Entertainment:Travel atau Expenses:Clothes? Silakan tentukan sendiri; yang penting adalah konsistensi.
Jika Anda ingin mengawasi pengeluaran tertentu yang belum ada (sub)akunnya, buatlah subakun baru. Contoh, di GnuCash defaultnya tidak ada akun khusus untuk mencatat pengeluaran jalan tol, yang ada hanyalah untuk parkir (Expenses:Auto:Parking), bensin (:Gas), perbaikan (:Repair and Maintenance), dan biaya lainnya (:Fees). Kalau Anda ingin bisa mentotal pengeluaran untuk tol saja, maka Anda bisa membuat subakun Expenses:Car:Toll misalnya. Atau bisa jadi Anda memiliki dua kendaraan dan ingin bisa melihat pengeluaran masing-masing. Anda bisa sedetil atau seumum mungkin dalam memilih akun/kategori, bergantung pada tingkat obsesi Anda mencatat segala detil kehidupan pribadi.
Membuat subakun bisa dilakukan sambil memasukkan transaksi. Misalnya kita ingin memasukkan transaksi bayar tol tanggal 10 Nov. Di jurnal, masukkan tanggal, tekan Tab, ketik “tol”, tekan Tab, lalu ketikkan “Expenses:Auto:Toll” di kolom Transfer. GnuCash akan memberi tahu bahwa akun ini belum ada dan menawarkan apakah ingin dibuat. Klik Yes.
Transaksi split. Kadang-kadang sebuah transaksi melibatkan lebih dari 2 akun sekaligus. Berbelanja di supermarket adalah contoh transaksi “campur sari” seperti ini, karena biasanya Anda membeli bermacam-macam barang/kebutuhan. Pada contoh kita, Budi berbelanja di Carrefour pada tanggal 11 Nov untuk membeli makanan (beras, mi instan, sayur, buah) dan beberapa alat tulis (kertas, bolpen) menggunakan kartu kredit senilai Rp 128.050,-. Untuk memasukkan transaksi split seperti ini, pertama bukalah akun kartu kredit Citibank dari tab Accounts. Kliklah tombol Split (atau pilih menu Actions > Split Transaction). Masukkan tanggal dan deskripsi. Di baris berikutnya, isikan charge 128050 untuk Liabilities:Credit Card:Citibank #1. Di baris berikutnya, isikan payment Rp 87.100 untuk akun Expenses:Groceries. Di baris berikutnya lagi, masukkan payment Rp 39.950 untuk akun Expenses:Supplies. Baru tekan Enter.
Untuk melihat detil split transaksi yang telah dimasukkan, pilih menu View > Transaction Journal. Untuk kembali ke tampilan semula, pilih menu View > Basic Ledger.
Tip: jika Anda pemula, agar tidak bingung, untuk semua pembelanjaan di supermarket masukkan saja ke akun/kategori Groceries. Jika nanti Anda ingin melakukan tracking terhadap pengeluaran jenis barang tertentu, barulah buat sub-subakun di bawah Groceries misalnya. Katakanlah Anda ingin memilah-milah pengeluaran belanja ke dalam makanan/minuman, perlengkapan perawatan badan (sabun, sampo, pasta gigi, parfum), perlengkapan rumah tangga (deterjen, sabun cuci piring, pembersih lantai), dll. Saya sendiri sempat membuat kategori pengeluaran cemilan (snack) karena ingin mengetahui apakah saya sudah terlalu banyak beli cemilan.
Piutang dan pengeluaran untuk pihak lain. Pada contoh kita, Budi berbelanja di Gramedia pada tanggal 21 Nov menggunakan kartu kredit sebesar Rp 309.000,-. Sebagian buku yang dibeli adalah titipan dari teman, sebagian lagi untuk kantor. Untuk mencatat hal seperti ini, pertama masukkan transaksi pembeliannya seperti biasa (melibatkan akun-akun kartu kredit, Expenses:Books). Lalu buatlah akun baru Assets:Current Assets:Receivables:Fahmy untuk mencatat piutang terhadap teman ybs, dan Assets:Current Assets:Receivables:Kantor untuk kantor. Lalu masukkan transaksi increase Rp 50.000,- (pasangannya adalah Expenses:Books ) untuk piutang Fahmy dan increase Rp 60.000,- (pasangannya Expenses:Books) untuk piutang kantor. Efeknya adalah, hutang Anda bertambah Rp 309.000,- karena berbelanja menggunakan kartu kredit. Tapi aset Anda juga bertambah Rp 110.000,- karena jumlah uang ini akan bisa ditagih dari pihak yang berutang.
Saat pihak yang berutang membayar, maka Anda tinggal buat transaksi kebalikan yaitu decrease sehingga saldonya menjadi nol kembali. Contoh, Fahmy membayar hutangnya tanggal 22 Nov. Maka masukkan transaksi decrease Rp 50.000,- pada akun piutang Fahmy (pasangannya adalah akun dompet). Efek akhir, saldo piutang Fahmy menjadi nol, dan uang di dompet bertambah Rp 50.000,-.
Pemasukan/Penghasilan. Untuk penghasilan, misalnya gajian yang didepositkan langsung ke akun tabungan, buatlah transaksi deposit ke tabungan dan pasangannya Income:Salary. Silakan lihat file GnuCash contoh yang disertakan di dalam file .zip yang saya sediakan.
Langkah 2: Entri Ke Program KMyMoney
Pada prinsipnya KMyMoney dan GnuCash memiliki fungsi yang kurang lebih sama, hanya saja KMyMoney lebih terinspirasi oleh program komersial Windows yaitu Microsoft Money. Selain konsep akun, KMyMoney juga memiliki konsep institusi keuangan, kategori pengeluaran, dan pihak terbayar (payee). Di GnuCash semua ini dinyatakan dalam (sub)akun.
Setup awal. Jika KMyMoney belum diinstal, installah dulu sesuai distro masing-masing (mis: dengan perintah ‘apt-get install kmymoney2’ jika di Debian). Lalu jalankan dengan mengklik entri menunya (biasanya di kategori Office) atau dengan mengetikkan ‘kmymoney’ di shell.
Buatlah file baru dengan menu File > New. Isikan informasi-informasi pribadi Anda seperti nama, alamat email. Lalu pilihlah mata uang dasar Indonesian Rupiah. Lalu pilihlah template daftar akun en_US/, berhubung saat artikel ini ditulis belum ada yang membuat untuk Indonesia. Proses setup selesai.
Dengan mengambil contoh yang sama (Budi), mari kita pertama-tama membuat akun tabungan dan kartu kredit. Di tab List akun, klik kanan pada Asset lalu pilih New Account. Lalu kliklah tombol New Institution dan isikan nama BCA dan tekan OK. Pilihlah institusi ini lalu klik Next. Pilihlah jenis akun Savings (tabungan), lalu Next. Isikan “BCA #1” sebagai nama akun, Next. Untuk nomor akun bisa diisikan bila Anda ingin, Next. Lalu isikan saldo awal lalu Next. Klik Finish. Untuk kartu kredit, prosesnya sama kecuali tipe akun adalah Credit Card, dan KMyMoney mewajibkan kita mengisi nama pihak terbayar dan jumlah kira-kira pembayaran kartu kredit untuk setiap bulannya. KMyMoney lalu otomatis akan menaruh akun ini di tempat yang sesuai, yaitu di bawah Liability.
Karena, tidak seperti di GnuCash, akun untuk dompet belum dibuatkan otomatis, maka kita buatlah juga akun baru bernama “Dompet” berjenis Cash, tanpa asosiasi institusi.
Memasukkan transaksi. Untuk memasukkan transaksi, misalnya sarapan tanggal 9 Nov, pertama dobel kliklah akun Dompet, maka Anda akan masuk ke Ledger (jurnal). Kliklah tab Withdrawal. Masukkan misalnya “tukang bubur” pada isian Pay To, dan pilih Food:Dining Out pada kategori. Set tanggal 9 Nov, masukkan 4000 pada jumlah, dan tekan Enter.
Untuk transaksi penarikan uang via ATM dari akun tabungan, pertama masuklah ke ledger untuk akun tabungan BCA, lalu pilihlah tab Transfer. Isikan Pay To misalnya nama diri sendiri, “budi”, lalu pilih akun Dompet untuk isian Transfer To.
Tip: di KMyMoney pun Anda dapat menekan tombol “+” atau “-” untuk menambah-kurangi tanggal dengan kelipatan 1 hari.
Jangan lupa untuk sering-sering men-save pula dengan Ctrl-S atau klik tombol Save. Tidak ada autosave di KMyMoney.
Membuat kategori baru. Untuk membuat kategori baru, bisa sambil memasukkan entri transaksi, atau di layar Categories. Misalnya untuk transaksi ongkos busway, saat mengentri withdrawal dari Dompet, isikan Public Transportation di kategori dan KMyMoney akan mengkonfirmasi pembuatan kategori baru.
Transaksi split. Transaksi split adalah transaksi dengan lebih dari 1 kategori sekaligus. Contohnya adalah berbelanja untuk makanan dan alat tulis di supermarket. Untuk memasukkannya, pertama isikan Pay To, mis: “carrefour”, lalu jumlah total mis: 128050. Baru klik tombol Split. Masukkan setiap kategori yang ada, mis: Food:Groceries sebesar 88.100 (lalu tekan enter atau klik tombol tanda centang berwarna hijau). Demikian pula untuk alat tulis, mis: di kategori Business:Office Supplies sebesar 39.950, dan tekan Enter. Baru klik Finish. Setelah itu Anda perlu mengklik lagi tombol Enter, jika tidak maka daftar kategori yang tadi Anda masukkan akan hilang!
Piutang. Untuk mencatat pembelanjaan yang merupakan hutang orang lain, caranya mirip seperti di GnuCash. Pertama kita buat dulu akun piutang, mis: Piutang Fahmy dan Piutang Kantor. Agar mudahnya, buat tipenya Cash saja dan bukan Loan, karena untuk Loan ada perhitungan bunga periodik. Setelah itu masukkan transaksi pembelanjaannya. Lalu masukkan pula Deposit untuk akun-akun piutang.
Saat pembayaran hutang, lakukan perpindahan dana (Transfer) dari akun piutang ke akun Dompet, sehingga piutang menjadi nol dan uang Anda bertambah. Lihat file KMyMoney yang disertakan dalam file .zip untuk detilnya.
Langkah 3: Rekonsiliasi di GnuCash
Setelah memasukkan semua transaksi keuangan, langkah berikutnya adalah rekonsiliasi. Rekonsiliasi adalah proses pencocokan catatan yang kita buat di program dengan “kenyataan yang sebenarnya”, dengan kata lain, proses koreksi. Karena mungkin saja kita kelupaan memasukkan beberapa transaksi, melakukan salah ketik, dsb. Untuk akun-akun yang dimaintain oleh institusi keuangan, seperti tabungan bank atau kartu kredit, kita mencocokkan catatan kita dengan catatan dari bank. Untuk akun yang tidak ada institusi keuangannya, seperti uang di dompet, kita mencocokkan saldo terakhir catatan kita dengan uang yang ada di dompet. Rekonsiliasi biasanya dilakukan akhir bulan, atau saat kita menerima laporan/statement kartu kredit, tabungan, dll.
Untuk melakukan rekonsiliasi akun dompet di GnuCash pertama buka register dompet. Lalu pilih menu Actions > Reconcile. Misalnya, pada contoh kita, Budi melakukan rekonsiliasi akun dompet pada tanggal 30 Nov. Masukkan tanggal 30 Nov. Lalu hitunglah uang di dompet saat ini ada berapa, ternyata Rp 147.000,- (padahal menurut catatan, Rp 176.700,-). GnuCash lalu akan menampilkan daftar transaksi yang belum direkonsiliasi, untuk diperiksa ulang. Centanglah semua transaksi yang dirasakan benar. Anda bisa menghapus, mengedit, atau menambah transaksi. Pada contoh, ternyata memang tidak diketahui selisih yang ada sebesar Rp 29.700,- itu ke mana, mungkin uangnya hilang, tercecer, atau dicuri, atau dibelikan sesuatu yang sudah dicoba diingat-ingat atau dicari bonnya tapi tidak ada. Karena itu kita mengakuinya saja saja sebagai uang yang hilang, di akun Expenses:Adjustment atau Expenses:Lost/Stolen. Buat transaksi tersebut, maka kini sudah tidak ada selisih lagi. klik tombol Finish. Kini Anda akan melihat bahwa di kolom bertitel “R” di tiap entri transaksi Anda akan melihat simbol “y” dan bukan “n” lagi, yang berarti bahwa transaksi tersebut statusnya telah direkonsiliasi.
Demikian juga untuk akun lain seperti tabungan BCA dan Citibank. Saat menerima tagihan kartu kredit atau mencetak mutasi di buku tabungan, lakukanlah rekonsiliasi. Untuk tabungan BCA pada contoh kita, kita belum memasukkan saldo awal. Masukkan dulu saldo awal untuk tanggal 1 Nov.
Setelah rekonsiliasi, kini kita siap membuat laporan (Langkah 4).
Langkah 3: Rekonsiliasi di KMyMoney
Untuk melakukan rekonsiliasi di KMyMoney, pilih menu Account > Reconcile. Klik Next. Masukkan saldo awal, saldo akhir, dan tanggal catatan sebenarnya (tanggal dari tagihan kartu kredit, cetak buku tabungan, atau pengecekan saldo dompet). KMyMoney juga mengizinkan Anda memasukkan bunga dan pajak bunga/biaya administrasi (yang umumnya selalu ada setiap bulan pada akun tabungan) agar bisa dimasukkan otomatis.
Setelah itu Anda melakukan pencentangan pada masing-masing transaksi yang sudah dicek langsung pada register akun ybs (berbeda dengan GnuCash yang menggunakan window terpisah). Jika masih ada selisih, Anda bisa mengedit atau menambahkan transaksi. Setelah proses selesai, entri yang telah direkonsiliasi akan dilabeli “R” pada kolom “C”, dan KMyMoney akan memberi peringatan agar tidak mengedit kembali transaksi yang telah direkonsiliasi.
Langkah 4: Laporan
Sekarang setelah mencatat semua data, kita dapat melihat statistik dan laporannya.
Total pengeluaran. Untuk sekadar melihat total saldo tiap akun, Anda dapat melihat di tab Accounts. Sayangnya, di KMyMoney defaultnya saldo sebuah kategori pengeluaran tidak mencakup saldo dari subkategorinya. Misalnya untuk Car, di mana terdapat subkategori Fuel, Toll, Parking. Total pengeluaran untuk Car tidak mencakup sub-subkategorinya. Saya belum tahu apakah ada setting di KMyMoney untuk mengubah hal ini.
Misalnya, pada contoh kita, ternyata Budi mengalami “besar pasak daripada tiang”, alias total pengeluaran sebesar Rp 2.818.265,- lebih besar dari penghasilan Rp 2.500.000,-. Saldo tabungan memang bertambah di akhir bulan dibandingkan awal bulan, tapi masih ada tagihan kartu kredit yang harus dibayar. Dari sini dapat dianalisis lebih lanjut di mana pengeluaran terlalu banyak dan apa yang bisa dikurangi.
Laporan. Kedua program menyediakan berbagai laporan, walaupun KMyMoney belum menyertakan grafik. Contoh laporan: pengeluaran dan pemasukan per bulan dan per tahun, perkembangan saldo tabungan, total aset, net worth per bulan dan per tahun, aliran kas, dll.
Berbekal laporan ini dan patokan-patokan budget (mis: untuk kebutuhan sehari-hari jangan lebih dari 30% dari penghasilan, perlu ada menabung sekitar 10-20% dari penghasilan, untuk berlibur dalam setahun jangan lebih dari gaji sebulan, dll; lebih banyak lagi mengenai ini bisa Anda dapatkan dari buku-buku atau konsultasi dengan penasihat keuangan), Anda bisa menganalisis masalah dan lebih mengendalikan keuangan pribadi dan keluarga. Selamat mencoba!